Workflow des contrats d'achat

Avec le Workflow des contrats d'achat, maîtrisez la succession des étapes nécessaires à la saisie d'un devis fournisseur.

La saisie et la validation des contrats d’achat sont des étapes importantes qui engagent la société sur des montants parfois conséquents et qui nécessitent des flux d’actions successifs entre les utilisateurs habilités à saisir, modifier ou valider.

Fonctionnalités

Pré-paramétrage de différents workflows de validation pour définir leurs conditions de lancement, en fonction de montants définis et de niveaux d’habilitation
Paramétrage des workflows pour générer automatiquement les flux : critères d’application d’une étape, niveaux d’habilitations, personnes assignées, actions autorisées et configuration des écrans
Saisie du devis en mode «brouillon» et bascule à l’état «à valider» en fin de saisie lorsqu’il nécessite une validation en plusieurs étapes
Génération d’un flux à destination de l’utilisateur suivant habilité
Système de double écran : tâches affectées sur la gauche («mon travail») et formulaire à compléter sur la droite (correspondant à la tâche sélectionnée)

Statuts des contrats d'achat dans l'outil Workflows de l'ERP Copilote — Statuts des contrats d'achat

Etape de validation d'un contrat d'achat dans l'outil Workflows de Copilote, l'ERP pour l'agro, la nutrition santé et la cosmétique — Ecran de validation d'un contrat d'achat

Historique des actions effectuées indiquant l’utilisateur concerné et les commentaires annotés
Détail des actions successives et nécessaires à la validation définitive du devis, indiquant l’état de la tâche («terminée», «en cours», «prévisionnel»)
Transmission automatique au valideur avec possibilité d’actions multiples : «demander modification», «transmettre», «valider et transmettre», «demander validation» et «refuser»
Édition et envoi possible du contrat d’achat, uniquement lorsque toutes les étapes par niveaux d’habilitation sont validées
Modification encore possible ou confirmation définitive du contrat d’achat après retour du fournisseur

sécurité

Maitrise, partage des risques et contrôle des opérations selon des critères définis

automatisation

Création et transmission automatique des tâches

optimisation

Partage des compétences et fluidification de l’organisation interne

gain de temps

Amélioration de l’efficacité et de la réactivité des équipes

Démonstration Copilote – Workflow des contrats d'achat

Découvrez les principales fonctionnalités de notre outil Workflow des contrats d’achat dans cette vidéo de démonstration.

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